Transformationsprojekte

Die Digitalisierung betrifft alle Lebens- und Wirtschaftsbereiche und hat sich in den letzten Jahren immer mehr beschleunigt. Sie betrifft auch die Arbeit bei der Verwaltung des Kantons Solothurn. Projekte, die stark nachgefragte digitale Leistungen bereitstellen, wurden bereits oder werden noch gestartet. Es sind einerseits departementsübergreifende Projekte aus dem Impulsprogramm und andererseits Projekte, die aus dem Projektportfolio der Verwaltung heraus kommen.

Aktive Projekte

Im Kanton Solothurn arbeiten wir nach der Projektmethodik HERMES. Als aktiv gelten alle Projekte, die mit einem Projektanmeldung gestartet sind und in einer der HERMES-Phasen sind.

Beschreibung:

Das Vorhaben SO!Work + Kollaboration entwickelt das digital unterstützte Arbeitsumfeld und die effektive Nutzung durch alle Mitarbeitenden und richtet die Verwaltung auf die vernetzte Kollaboration aus. Die neuen technischen Werkzeuge müssen die alltägliche und selbständige Anwendung der neuen technischen Werkzeuge die ganze Verwaltung durchdringen. Damit die Mitarbeitenden rasch Vertrauen fassen und den grossen Nutzen erschliessen, soll SO!Work entsprechende Konzepte, Ausbildungen und Inhalte erarbeiten und zur Verfügung stellen.

Zielsetzungen:

SO!Work verfolgt untenstehende Ziele:

  • SO!Work als Schlüsselfaktor für digitale Transformation mit empfängerorientierten Argumenten bei allen Mitarbeitenden verankern.
  • Planung der neuen technischen Werkzeuge und von erweiterten Bürolandschaften entlang der Zeitachse für alle Mitarbeitenden aufzeigen (Roadmap SO!Work).
  • Neue Schulungsformate und neue Support-Formate entwickeln (Linienkaskaden, Champions pro OE, etc.).
  • Persönliche Befähigung der Vorgesetzten für die digitale Entwicklung ihrer Mitarbeitenden (zB. teach the teacher) sicherstellen.
  • Persönliche Befähigung aller Mitarbeitenden fördern und Eigenverantwortung für kollaboratives Arbeiten sicherstellen (z.B. Lerngruppen).
  • Vorgaben für die persönliche Arbeitstechnik erstellen und durchsetzen (z.B. geschäftliche Termine werden vollständig im digitalen Kalender geführt; während der Arbeitszeit immer auf Teams eingeloggt etc.)
  • Vorgaben für die allgemeine Arbeitstechnik und Vernetzung erstellen und durchsetzen (z.B. Templates von zentraler Ablage verwenden, Mitarbeiter-Koordinaten und Kompetenzen auf zentraler Ablage (internes LinkedIn) veröffentlichen)
  • Ableiten weiterer kollaborativer Arbeitsformen (zB. Social Intranet / Social Network) und entwickeln von Folgeprojekten

Hermes Phase: Initialisieurung

Beschreibung:

Die Services aller Departemente für Unternehmen, Bevölkerung und Gemeinden müssen vollständig erfasst und katalogisiert werden. Aus dem Katalog werden die wichtigsten Services selektioniert und vorgezogen digitalisiert.

Wenn wir die bestehenden Services erfasst haben und Cluster und Services abgeleitet haben, können wir beurteilen, welche Leitungserstellung / Produktion rasch auf digital verlagert werden muss / soll. Die Services mit hoher Priorität werden dann in mehreren Staffeln digitalisiert.

Die Plattform my.so.ch soll dabei den Zugang zu den Services sicherstellen. Die weitere Entwicklung der Plattform und ihrer Services erfordert klare Vorstellungen zur Plattform (Strategie) und eine umfassende Planung der Umsetzung (Roadmap).

Zielsetzung:

  • Überblick aller Services verschaffen
  • Bildung von Kategorien (Service-Cluster)
  • Digitale Reife der einzelnen Services und Cluster beurteilen
  • Auswahl von Clustern und Services, deren Leitungserstellung / Produktion mit oberster Priorität auf digital verlagert werden muss/soll
  • Umfassende Planung (Roadmap)  für die Digitalisierung / digitale Leistungserstellung aller Cluster und Services
  • Durchgängig digitale Services auf my.so.ch designen
  • Success stories für interne und externe Kommunikation erstellen
  • Erkenntnisse und Ableitung Handlungsbedarf im Programm Digitale Transformation
  • Auf die Positionierung der Homepage so.ch abgestimmte Positionierung der Plattform my.so.ch für den zentralen Zugang zu digitalen Services
  • Einführung von Mindestanforderungen für den Digitalisierungsgrad der einzelnen aufgeschalteten Services
  • Vorgaben für die Aufschaltung von Services Dritter
  • Steigende Nutzung und Durchdringung erschaffen

HERMES Phase: Initialisierung

Beschreibung:

In der Vergangenheit erfolgte die Leistungserstellung mit einer Vielzahl von individuellen Applikationen (proprietäre Systeme). Das Management der vielen Applikationen ist komplex und verursacht Mehrkosten. Die Applikationen müssen erfasst und strukturiert werden, um sie aktiv zu bewirtschaften und in eine zukunftsorientierte IKT-Architektur und Leistungserstellung zu überführen.

Die interne Leistungserstellung der zu erbringenden Services erfolgt heute mehrheitlich in Papierform. Es besteht zwischen der Leistungserbringung und Leistungserstellung oftmals ein Medienbruch. In der Folge sind die Services unterschiedlich durchgängig und werden als unterschiedlich einfach und effizient wahrgenommen. 

Zielsetzung:

  • Die Leistungserstellung wird bedarfsgerecht durchgängig digital in einem orchestrierten Vorhaben abgewickelt (E2E)
  • Gemeinsam lernen wie Prozesse digitalisiert werden und Medienbrüche eliminiert werden können
  • Aufbau der Grundlagen für die zukünftige Entwicklung und Erbringung digitaler Services auf einer skalierbaren IT-Architektur
  • Auf my.so.ch werden signifikant mehr Services publiziert, welche durchgängig digital erstellt und erbracht werden.
  • Lifecycle-Management der Applikationen und kontinuierliche Anpassung der Applikations-Landschaft
  • Einführung einer IKT-Architektur mit skalierbaren Layern (= «Steckerleisten», aus welchen die identische Leistung für mehrere Applikationen / Services bezogen wird; z.B. nur eine eID-Anwendung für alle Services)
  • Kosteneffizienz durch Skalierbarkeit aus den offenen Layern und Differenzierung mit spezifischen Service-Modulen
  • Zukunftsorientierte Ausrichtung der Leistungserstellung auf hybride Prozesse (analog und digital) und rein digitale Prozesse

HERMES Phase: Initialisierung

Beschreibung:

Im Projekt 1. Staffel Services starten wir die Umsetzung weiterer eServices auf my.so.ch. Diese eServices sollen für unsere verschiedenen Kundengruppen (BürgerInnen, Wirtschaft, Organisationen, Vereine, etc.) zeit- und ortunabhängig nutzbar gemacht werden.

Das Projekt beinhaltet 3 Hauptelemente:
1.    Umsetzung ausgewählter Services "Quickwins"
2.    Erarbeitung Guidelines und Standards für alle Formulare auf my.so.ch
3.    Optimierung Bereitstellungsprozess für die Umsetzung weiterer eServices

HERMES-Phase: Konzept

Projektbeschreibung:

Bei diesem Projekt geht es um die Einführung der kundenzentrierten Methodik "Design Thinking" mit folgenden Elementen:
- Definition Personas
- Design Thinking Booklet (Werkzeugkoffer) mit Dokumentation und Anleitung der Methodik
- Einführungsplan für die Etablierung von Design Thinking für alle Projekte rund um die digitale Transformation (inkl. Pilot)

HERMES-Phase: Initialisierung

Projektbeschreibung

In diesem Projekt geht es darum ein Tool für die Abbildung von Applikationen, Software und Services welche bei der Kantonalen Verwaltung im Einsatz stehen zu Beschaffen. Die Wahl ist auf LeanIX gefallen.

HERMES-Phase: Konzeptphase

Projektbeschreibung:

Das Projekt erarbeitet ein Kantonales Prozessmanagement, welches die wichtigsten Standards zur Prozessdokumentation regelt. Weiter werden ein Prozess-Haus sowie eine Prozess-Landkarte erstellt, welche eine grobe Übersicht über die Kernprozesse im Kanton ermöglichen, die Schnittstellen, die eingesetzten Tools und die wichtigsten Datenflüsse werden visualisiert. Es entsteht eine Roadmap der priorisierten digitalen Behördenleistungen.

HERMES-Phase: Initialisierung

Projekte in Vorbereitung

Gemäss Roadmap des Impulsprogramm werden im kommenden Quartal die folgenden Projekte angestossen:

  • Projekt: Serviceorientierte Webpage - Neu aufsetzen des Internet Auftritts des Kantons Solothurn unter dem Aspekt der Kundenzentrierung
  • Projekt: 2. Staffel Services - Weitere Services welche auf my.so.ch online zur Verfügung gestellt werden (Fortführung des Projekts: 1. Staffel Services)
  • Projekt: Digitale Signatur - Grundlage für die Vereinfachung von Prozessen
  • Projekt: Proof of Concept Robotic Process Automation - Sammeln von Erfahrungen mit Prozess automatisierung
  • Projekt: Ausbildungsprogramm - Aufbau und Einführung von Framework für die Einführung von spezifischen Lernpfaden
  • Projekt: Social Intranet - Einführung und Schulung eines Social Intranet, welches die Kollaboration vereinfachen und verändern soll
  • Projekt: Customer Expirience Strategie - Grundlegende Strategie erarbeiten für die Einbindung von CX in die Verwaltung
  • Vorhaben: Erarbeitung Kantonales Digitalgesetz - Kein Hermes Projekt jedoch eine zentrale Grundlage für die weitere Digitale Transformation

Abgeschlossene Projekte

Wir haben unseren Weg gerade erst begonnen, mit der Freigabe des Impulsprogramms am 29. März 2023 durch den Kantonsrat. Schnell sind wir aber nicht "Überschall-Knall-Schnell". Wir halten uns aber an das Motto:

"Stop starting, start finishing!".

Der Pilot E-Mitwirkung wurde erfolgreich abgeschlossen und hat ein sehr positives Echo ausgelöst.

Beschreibung:

Mitwirkungen erfolgen in diversen behördlichen Geschäften (Beispiel: Richtplananpassungen). Diese Mitwirkungen sollen in Zukunft auch digital erfolgen.

Zielsetzungen:

Der Pilot E-Mitwirkung hat folgende Ziele erreicht:

  • Einfaches Aufsetzen von online Partizipationsverfahren
  • Einfache digitale Erfassung von Stellungnahmen
  • Vereinfachte Auswertung von Stellungnahmen
  • Kooperation zwischen Kanton und Gemeinden stärken

Die Ausbildung SO!DigitalPionier wurde als "Projekt" abgeschlossen, das Format und weitere Ausbildungsinhalte und Formate werden basierend auf den Erfahrungen umgesetzt. Die Erfahrungen und Erkenntnisse aus dem Projekt haben wir detailliert beschrieben.

Beschreibung:

Das Thema digitale Transformation und Digitalisierung ist komplex und die individuelle Auseinandersetzung mit digitaler Transformation kann Barrieren schaffen. Diese Barrieren wollten wir verhindern oder zumindest abbauen indem wir mit gezielten Inhalten und aufeinander abfolgenden Ausbildungswellen für alle Mitarbeiter eine gemeinsame, angeleitete Auseinandersetzung schaffen. Für die Kader war der Kurs Pflicht, für die Mitarbeiter optional - eine Teilnahme war sehr erwünscht. Es waren zwei Kurstypen im Angebot: 2 Tägige Intensiv Kurs mit physischer Anwesenheit und der 1 Tägige online Kurs.

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