Erkenntnisse aus den SO!Digital Pionier/in Kursen

Die Erkenntnisse aus den Feedbacks mit Absolventen/innen des Kurses kurz zusammengefasst. Zu Beginn der Kurse äusserten die Absolventen/innen die Hoffnung, neues Wissen zu erwerben und ein besseres Verständnis für die digitale Transformation zu entwickeln. Wie die Auswertungen der Feedbacks am Schluss zeigten, wurden die Erwartungen grösstenteils erfüllt. Darüber hinaus wurde ein Bedarf an verbesserten IT-Systemen, Schulungen und effizienteren Prozessen identifiziert. Dringender Handlungsbedarf wurde in den Bereichen Prozessoptimierung, Datenschutz und Schnittstellenverbesserung gesehen. Im Alltag wurden Doppelarbeit, mangelnde Systemintegration und aufwendige Dokumentenverwaltung als "Zeitfresser" identifiziert. Barrieren für die digitale Transformation umfassen Widerstand gegen Veränderungen, Kosten und Ressourcenmangel. Nun gilt es die Erkenntnisse und Notwendigkeit der Erwartungen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und identifizierte Herausforderungen anzugehen, um eine erfolgreiche digitale Transformation zu fördern.

Stellvertretend für alle haben wir fünf Kolleginnen und Kollegen nach ihren Eindrücken zum Kurs befragt:

Befragung bei den Teilnehmer/innen

Wie weiter: Fünf brennende Fragen an Reto Fahrni (Chief Digital Officer)

SO!Digital Red.: Die Mitarbeitenden der Verwaltung scheinen mit ihrer Teilnahme und ihrem eindrücklichen Engagement an den Kursen «geliefert zu haben». Wie beurteilst du als CDO diesen ersten Schritt des sog. Impulsprogrammes?

Reto.: Bevor ich diese Frage beantworte, möchte ich allen Teilnehmenden meinen grössten Dank aussprechen. Das grosse Engagement und die hohe Motivation für die digitale Transformation, welche ich in den persönlichen Besuchen der Kurse gespürt habe, haben mich sehr gefreut und stark imponiert.

Die SO!Digital Pionier/in Ausbildung war ein erster Schritt um bei den Mitarbeitenden und Führungskräften einen Impuls zu setzen und ein gemeinsames Verständnis für «die moderne & digitale Verwaltung der Zukunft» zu erarbeiten. Der erste Schritt ist gemacht, aber die grosse Arbeit liegt noch vor uns, denn jetzt geht es an die Umsetzung und Realisierung - im Sinne stop starting, start finishing!

SO!Digital Red.: Wie unterstützt das Kompetenzzentrum digitale Verwaltung (CCDV) Mitarbeitende bei konkreten Vorschlägen zur digitalen Transformation?

Reto: Sowohl das «Onboarding» der neuen Programmleiter und der Programmleiterin im CCDV, als auch der neuen Mitarbeitenden in den den sieben Digital Teams der Departemente, Staatskanzlei und Gerichte ist zwischenzeitlich gestartet. Aktuell vernetzen sich die Programmleitenden entlang ihrer Ambitionen (Kundenzentrierung, Automatisierung und Kollaboration) mit den Digital Teams und gehen mit ihnen gemeinsam die einzelnen Vorhaben durch und erste Projekte an.

SO!Digital Red.: Wie geht eine Mitarbeiterin respektive ein Mitarbeiter vor, damit diese/r die notwendige Zeit und die Mittel erhält, um die notwendigen Veränderungen neben dem Alltagsstress umzusetzen?

Reto: Es wurden in sämtlichen Departementen zusätzliche Business Analysten / Projektleiter/innen Ressourcen gesprochen, welche einen Teil dieser initialen und koordinativen Aufgaben übernehmen werden. In letzter Konsequenz - bedeutet jedoch jede Veränderung am und im System - erst mal einen kurzfristigen Mehraufwand, bevor man längerfristig von den vereinfachten und digitalisierten Arbeitsabläufen wieder profitieren kann. Die Transformation ist kein Projekt mit einem offiziellen Start- und Endpunkt, es ist ein herausfordernder Prozess, dem wir uns fortlaufend stellen und entsprechend anpassen müssen!

SO!Digital Red.: Welche nächsten wichtigen Entwicklungen sind vom Kompetenzzentrum digitale Verwaltung geplant? Wann erfolgen diese? Und welcher Nutzen ergeben sich für die Mitarbeitenden daraus?

Reto: Aktuell arbeiten wir in allen drei Ambitionen (Automatisierung, Kundenzentrierung und Kollaboration) an den relevanten Entwicklungsthemen entlang und schaffen Grundlagen. Diese Grundlagen sind extrem wichtig, wie zum Beispiel die Auseinandersetzung und Schaffung der rechtlichen Grundlagen um zukünftig Cloud-Technologien nutzen zu können und dürfen. Das und viele weitere Grundlagenthemen werden  im Hintergrund erarbeitet und wirken sich erst mittel- und längerfristig auf uns Mitarbeitende aus.

Das Erste aber, von dem unsere Verwaltungsmitarbeitenden flächendeckend und direkt betroffen sind und wo die digitale Transformation erstmals wirklich spürbar ist, ist der Rollout unseres neuen digitalen Arbeitsplatzes SO!Workplace (Projekt SO!Workplace vom AIO). Aktuell laufen in diversen Teams die Testinstallationen, bevor in die Breite ausgerollt wird. Der vereinfachte Login-Prozess unter Windows 11, bei dem man sich nur noch einmal identifizieren muss, wird sicherlich schon mal eine erste spürbare Veränderung und Verbesserung mit sich bringen und uns die Grundlage für die weiteren Entwicklungsschritte unseres Arbeitsplatzes SO!Workplace ebnen. Zudem wird mit dem SO!Workplace allen Mitarbeitenden Microsoft Teams für die Videotelefonie zur Verfügung gestellt.

Des Weiteren haben wir verwaltungsweit mit der Inventarisierung der Fachapplikationen und Services begonnen. Auch da finden bereits verwaltungsweite Workshops statt, bei denen die betroffenen Mitarbeitenden mit eingebunden werden. In einem ersten Projekt der «Kundenzentrierung» werden nun zusammen mit den Digital Teams einfachste Services identifiziert und auf my.so.ch als E-Service ergänzt. Wir beabsichtigen, im ersten Quartal 2024 die Anzahl E-Services auf my.so.ch mehr als zu verdoppeln!

SO!Digital Red.: Immer wieder haben engagierte Kursteilnehmende darauf hingewiesen, dass das Verständnis für die digitale Transformation insbesondere auch auf der obersten Ebene von Verwaltung und Politik etabliert sein müsse und dies nicht immer der Fall sei. Was wird diesbezüglich getan?

Reto: Unser Impulsprogramm SO!Digital arbeitet ganz bewusst auf allen Ebenen und das ist auch das Besondere am «Solothurner Weg» bzw. an SO!Digital.

Aktuell laufen diverse flankierende Massnahmen, bei denen wir auch das Kader proaktiv miteinbinden, sensibilisieren und im Kontext der Digitalisierung miteinander vernetzen. Ein erster Kaderanlass mit sämtlichen Amtsleitenden unter dem Motto: «vernetzen, führen, lernen» findet bereits Anfangs November statt. Dabei geht es darum, bereits umgesetzte Projekte zu veranschaulichen, eigene Learnings daraus zu ziehen und weiter zu inspirieren; denn inspirierendes Führen in der Transformation ist unerlässlich. Das Zwischenmenschliche lässt sich nicht digitalisieren!

Der Einbezug des Kantonsrats ist sicherlich ein weiterer zentraler Aspekt, da wir in Zukunft grössere Themen wie zum Beispiel die Schaffung eines kantonalen Digitalgesetzes diskutieren werden. Die regelmässig guten Gespräche mit der Spezialkommission Digitalisierung des Kantonsrats stimmen mich sehr zuversichtlich, dass der gemeinsame Weg «Verwaltung und Politik» zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie gelingt.

Einige Impressionen aus den Kursen

Ausblick SO!Workplace & SO!Work

Der erste Schritt in eine neue Arbeitsplatz-Umgebung beginnt mit der Ablösung der Desktop16 & Citrix-Umgebung durch Microsoft Windows 11. Die ersten Dienststellen sind bereits am Testen und stehen kurz vor dem Rollout.

Parallel dazu beginnen wir die nachgelagerten Schritte in Richtung "Microsoft 365" Umgebung zu planen. Dazu binden wir auch die neuformierten Digital Teams mit ein - und über diese wiederum die vielen verschiedenen Bezugsgruppen in den Dienststellen. Ab November starten bereits die ersten Workshops, in denen wir uns mit den Zielsetzungen im Bereich der verwaltungsweiten Kollaboration, den einzelnen Modulen von Microsoft 365 und den entsprechenden Implikationen auseinandersetzen.

Ausserdem arbeiten wir zusammen mit den Digital Teams an folgenden Themen weiter:

  • Digitale Landkarte zur verwaltungsweiten Inventarisierung aller Applikationen und Services
  • Erste Staffel Services (Formulare): Bereits heute bieten wir rund 40 E-Services auf my.so.ch an. Dieses Angebot an Services wollen wir durch weitere, einfach umsetzbare und oft genutzte Services aus allen Departementen ergänzen.
  • Konzept einer serviceorientierten Kantoinswebseite so.ch:  Kombination von Informationen und Services für einen zielgruppengerechten und einfachen Online-Zugang zu allen Leistungen des Kantons Solothurn.
  • Einem modularen Schulungs & Ausbildungskonzept, welches verwaltungsspezifische Anwendungsbeispiele umfasst.
  • u.v.m.
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