Erkenntnisse aus den SO!Digital Pionier/in Kursen

Die Erkenntnisse aus den Feedbacks mit Absolventen/innen des Kurses kurz zusammengefasst. Zu Beginn der Kurse äusserten die Absolventen/innen die Hoffnung, neues Wissen zu erwerben und ein besseres Verständnis für die digitale Transformation zu entwickeln. Wie die Auswertungen der Feedbacks am Schluss zeigten, wurden die Erwartungen grösstenteils erfüllt. Darüber hinaus wurde ein Bedarf an verbesserten IT-Systemen, Schulungen und effizienteren Prozessen identifiziert. Dringender Handlungsbedarf wurde in den Bereichen Prozessoptimierung, Datenschutz und Schnittstellenverbesserung gesehen. Im Alltag wurden Doppelarbeit, mangelnde Systemintegration und aufwendige Dokumentenverwaltung als "Zeitfresser" identifiziert. Barrieren für die digitale Transformation umfassen Widerstand gegen Veränderungen, Kosten und Ressourcenmangel. Nun gilt es die Erkenntnisse und Notwendigkeit der Erwartungen der Mitarbeitenden zu berücksichtigen und identifizierte Herausforderungen anzugehen, um eine erfolgreiche digitale Transformation zu fördern.

Stellvertretend für alle haben wir fünf Kolleginnen und Kollegen nach ihren Eindrücken zum Kurs befragt:

Toni Widmer, Leiter Informationssicherheit / QS, AIO

Durch die vielen Erkenntnisse sowie die offene Diskussion mit allen Teilnehmern, wurde rasch klar, dass wir die digitale Transformation nicht erst beginnen, sondern bereits mittendrin stecken. An vielen Orten wurden und werden bereits Projekte umgesetzt, welche in Richtung digitale Transformation gehen. Dies bringt neue und spannende Möglichkeiten. Wichtig wird sein, dieses Potential optimal und mit der nötigen Würdigung für das Bestehende, auszunutzen.

Mirco Müller, Notar / Amtschreiber-Stv.

Das grosse Interesse und das Verständnis für die digitale Transformation sowie die spürbare Bereitschaft unserer Mitarbeitenden bei der Weiterentwicklung des Kantons Solothurn mitzumachen, haben mich begeistert. Die klare Erwartung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, dass die digitale Transformation bei unseren internen Prozessen gestartet werden muss, und die dazu bereits bestehenden Ideen und Lösungsvorschläge haben mich zusätzlich ermutigt. Der Kurs und das Fazit, dass nun auf die Worte auch Taten folgen müssen, hat zudem Spuren hinterlassen.

Thomas Müller, KAPO Chef Kommandoabteilung

Die Digitalisierung durchdringt sämtliche Lebensbereiche. Es ist von grosser Bedeutung, sich sowohl im beruflichen als auch im persönlichen Kontext mit diesem Thema auseinanderzusetzen. Dies ermöglicht einerseits die eigene Vorbereitung auf die digitale Zukunft und andererseits die aktive Mitgestaltung derselben. Der Weg zur digitalen Transformation hängt massgeblich von der individuellen Einstellung ab und kann durch Pioniergeist vorangetrieben werden.

Alex Sollberger, Dozent, Präsident Myni Gmeind

Dass ein grosses Potenzial in dieser Transformation steckt, war mir klar. Dass jedoch schon so viel Wissen vorhanden ist und die Motivation, etwas zu bewegen, riesig ist, war für mich überraschend. Dies führte zu vielen konkreten Ergebnissen im Kurs und zu viel Spass.

Susanne Weber, Leitung Zentrale Dienste, Einwohnergemeinde Bellach

Eines wurde sehr deutlich zum Ausdruck gebracht: wir sitzen alle im gleichen Boot und haben ähnliche oder gleiche Herausforderungen zu bewältigen. Die Digitalisierung ist da, unbestritten nötig und wir dürfen uns davor nicht verschliessen. Wichtig scheint mir, die bestehenden Prozesse sorgfältig zu prüfen und zu hinterfragen, alle beteiligten Stellen zu involvieren und Schritt für Schritt umzustellen. Bei aller Sympathie für die Digitalisierung sollte der persönliche Kundenkontakt nicht ganz vergessen gehen.

Befragung bei den Teilnehmer/innen

Partnerschaft zwischen Kanton und Gemeinden

Um repräsentative Erkenntnisse zu erhalten und unsere Aktivitäten in Ihrem Sinne weiterentwickeln zu können, haben wir uns von Ihnen umfassend den Spiegel vor die Augen führen lassen. Rund 700 Teilnehmende wurden vor und nach den Kursen zu verschiedensten Aspekten befragt. Erfreulicherweise sind über 90 % der Beteiligten von einer sinnvollen Partnerschaft mit den Gemeinden überzeugt. Das ist eine gute Basis, um die digitale Transformation dazu zu nutzen, die Zusammenarbeit und damit auch die Beziehungen zwischen diesen beiden politischen Staatsebenen zu verbessern und zu einem verstärkten Miteinander zu kommen.

Kuchendiagram Sollen Kanton und Gemeinde zusammen digitaler werden? Details dazu im Text.

Positive Grundhaltung der Teilnehmenden zur Digitalisierung bereits vor den Kursen

Es war den Organisatoren wichtig zu wissen, mit welcher Grundhaltung die Teilnehmenden in die Kurse eingestiegen sind: Diese positive Grundhalten der Teilnehmenden (über 80 % optimistisch oder progressiv) hat sicher dazu beigetragen, dass die Weiterbildung insgesamt positiv verlaufen ist. Vielen Dank für Ihren Goodwill!

Kuchendiagramm, wie sich die Teilnehmerinnen vor dem Kurs selbst einstuften. Details dazu im Text.

Und nach den Kursen: Was haben die Kurse konkret gebracht?

Schliesslich eine zentrale Frage: was haben die Kurse überhaupt gebracht? Die konkrete Frage dazu: Haben sich das Verständnis und die Offenheit für die digitale Transformation auf Basis einer bereits guten Grundhaltung (siehe oben) weiter erhöht?

Die Kursinhalte werden von Ihnen insgesamt als sinnvoll und nützlich beurteilt. Bei einer bereits vor dem Kurs positiven Grundhaltung (siehe oben) meinen fast 50 % oder 321 Teilnehmer/innen von Ihnen, dass ihr Verständnis und ihre Offenheit für die digitale Transformation stark oder sehr stark zugenommen hat. Nur jede(r) Fünfte sieht keine oder eher bescheidene positive Effekte. Vielen Dank für diese gute Bewertung!

Balkendiagramm wie sich die Offenheit und das Verständnis der Teilnehmerinnen im Kurs verändert hat. Details dazu im Text.

Konkret: Chancen und Potenziale aus den Kursen

Im Kurs wurde nicht nur thematisiert, weshalb es eine digitale Transformation braucht, weshalb diese eigentlich nichts Neues ist und auch nicht so schwierig zu meistern. Wir wollten auch konkret werden und praktischen Nutzen erzielen. Nachfolgend ein paar exemplarische Beispiele von Teilnehmenden, die ein beachtliches Potenzial in Bezug auf Kundenzentrierung, Automatisierung und Kollaboration ausweisen.

Daraus können sowohl grosse Projekte abgeleitet werden (strategische Lücke), als auch sogenannte «Quick Wins» (operative Lücke). Diese Beispiele aus Ihren beruflichen Umgebungen sind wichtig, weil sie dafür sorgen, dass Veränderungen und Verbesserungen dort passieren, wo das Fachwissen vorhanden ist und der Schuh drückt. Senden Sie uns daher Ihre Beispiele und Vorschläge zu. Wir nutzen diese gerne als Inspiration und zu konkreten Umsetzungen.

In diesem Kontext ist auch eine enorme Erwartungshaltung vonseiten der Mitarbeitenden entstanden. Wie unterstützt uns die Projektleitung? Wie können wir die Zeit und die Mittel freischaufeln, um die digitale Transformation zu bewältigen? Wohin kann ich mich mit meinen Ideen wenden, um rasch Fortschritte zu sehen?

Wie weiter: Fünf brennende Fragen an Reto Fahrni (Chief Digital Officer)

SO!Digital Red.: Die Mitarbeitenden der Verwaltung scheinen mit ihrer Teilnahme und ihrem eindrücklichen Engagement an den Kursen «geliefert zu haben». Wie beurteilst du als CDO diesen ersten Schritt des sog. Impulsprogrammes?

Reto.: Bevor ich diese Frage beantworte, möchte ich allen Teilnehmenden meinen grössten Dank aussprechen. Das grosse Engagement und die hohe Motivation für die digitale Transformation, welche ich in den persönlichen Besuchen der Kurse gespürt habe, haben mich sehr gefreut und stark imponiert.

Die SO!Digital Pionier/in Ausbildung war ein erster Schritt um bei den Mitarbeitenden und Führungskräften einen Impuls zu setzen und ein gemeinsames Verständnis für «die moderne & digitale Verwaltung der Zukunft» zu erarbeiten. Der erste Schritt ist gemacht, aber die grosse Arbeit liegt noch vor uns, denn jetzt geht es an die Umsetzung und Realisierung - im Sinne stop starting, start finishing!

SO!Digital Red.: Wie unterstützt das Kompetenzzentrum digitale Verwaltung (CCDV) Mitarbeitende bei konkreten Vorschlägen zur digitalen Transformation?

Reto: Sowohl das «Onboarding» der neuen Programmleiter und der Programmleiterin im CCDV, als auch der neuen Mitarbeitenden in den den sieben Digital Teams der Departemente, Staatskanzlei und Gerichte ist zwischenzeitlich gestartet. Aktuell vernetzen sich die Programmleitenden entlang ihrer Ambitionen (Kundenzentrierung, Automatisierung und Kollaboration) mit den Digital Teams und gehen mit ihnen gemeinsam die einzelnen Vorhaben durch und erste Projekte an.

SO!Digital Red.: Wie geht eine Mitarbeiterin respektive ein Mitarbeiter vor, damit diese/r die notwendige Zeit und die Mittel erhält, um die notwendigen Veränderungen neben dem Alltagsstress umzusetzen?

Reto: Es wurden in sämtlichen Departementen zusätzliche Business Analysten / Projektleiter/innen Ressourcen gesprochen, welche einen Teil dieser initialen und koordinativen Aufgaben übernehmen werden. In letzter Konsequenz - bedeutet jedoch jede Veränderung am und im System - erst mal einen kurzfristigen Mehraufwand, bevor man längerfristig von den vereinfachten und digitalisierten Arbeitsabläufen wieder profitieren kann. Die Transformation ist kein Projekt mit einem offiziellen Start- und Endpunkt, es ist ein herausfordernder Prozess, dem wir uns fortlaufend stellen und entsprechend anpassen müssen!

SO!Digital Red.: Welche nächsten wichtigen Entwicklungen sind vom Kompetenzzentrum digitale Verwaltung geplant? Wann erfolgen diese? Und welcher Nutzen ergeben sich für die Mitarbeitenden daraus?

Reto: Aktuell arbeiten wir in allen drei Ambitionen (Automatisierung, Kundenzentrierung und Kollaboration) an den relevanten Entwicklungsthemen entlang und schaffen Grundlagen. Diese Grundlagen sind extrem wichtig, wie zum Beispiel die Auseinandersetzung und Schaffung der rechtlichen Grundlagen um zukünftig Cloud-Technologien nutzen zu können und dürfen. Das und viele weitere Grundlagenthemen werden im Hintergrund erarbeitet und wirken sich erst mittel- und längerfristig auf uns Mitarbeitende aus.

Das Erste aber, von dem unsere Verwaltungsmitarbeitenden flächendeckend und direkt betroffen sind und wo die digitale Transformation erstmals wirklich spürbar ist, ist der Rollout unseres neuen digitalen Arbeitsplatzes SO!Workplace (Projekt SO!Workplace vom AIO). Aktuell laufen in diversen Teams die Testinstallationen, bevor in die Breite ausgerollt wird. Der vereinfachte Login-Prozess unter Windows 11, bei dem man sich nur noch einmal identifizieren muss, wird sicherlich schon mal eine erste spürbare Veränderung und Verbesserung mit sich bringen und uns die Grundlage für die weiteren Entwicklungsschritte unseres Arbeitsplatzes SO!Workplace ebnen. Zudem wird mit dem SO!Workplace allen Mitarbeitenden Microsoft Teams für die Videotelefonie zur Verfügung gestellt.

Des Weiteren haben wir verwaltungsweit mit der Inventarisierung der Fachapplikationen und Services begonnen. Auch da finden bereits verwaltungsweite Workshops statt, bei denen die betroffenen Mitarbeitenden mit eingebunden werden. In einem ersten Projekt der «Kundenzentrierung» werden nun zusammen mit den Digital Teams einfachste Services identifiziert und auf my.so.ch als E-Service ergänzt. Wir beabsichtigen, im ersten Quartal 2024 die Anzahl E-Services auf my.so.ch mehr als zu verdoppeln!

SO!Digital Red.: Immer wieder haben engagierte Kursteilnehmende darauf hingewiesen, dass das Verständnis für die digitale Transformation insbesondere auch auf der obersten Ebene von Verwaltung und Politik etabliert sein müsse und dies nicht immer der Fall sei. Was wird diesbezüglich getan?

Reto: Unser Impulsprogramm SO!Digital arbeitet ganz bewusst auf allen Ebenen und das ist auch das Besondere am «Solothurner Weg» bzw. an SO!Digital.

Aktuell laufen diverse flankierende Massnahmen, bei denen wir auch das Kader proaktiv miteinbinden, sensibilisieren und im Kontext der Digitalisierung miteinander vernetzen. Ein erster Kaderanlass mit sämtlichen Amtsleitenden unter dem Motto: «vernetzen, führen, lernen» findet bereits Anfangs November statt. Dabei geht es darum, bereits umgesetzte Projekte zu veranschaulichen, eigene Learnings daraus zu ziehen und weiter zu inspirieren; denn inspirierendes Führen in der Transformation ist unerlässlich. Das Zwischenmenschliche lässt sich nicht digitalisieren!

Der Einbezug des Kantonsrats ist sicherlich ein weiterer zentraler Aspekt, da wir in Zukunft grössere Themen wie zum Beispiel die Schaffung eines kantonalen Digitalgesetzes diskutieren werden. Die regelmässig guten Gespräche mit der Spezialkommission Digitalisierung des Kantonsrats stimmen mich sehr zuversichtlich, dass der gemeinsame Weg «Verwaltung und Politik» zur Umsetzung der Digitalisierungsstrategie gelingt.

Einige Impressionen aus den Kursen

Ausblick SO!Workplace & SO!Work

Der erste Schritt in eine neue Arbeitsplatz-Umgebung beginnt mit der Ablösung der Desktop16 & Citrix-Umgebung durch Microsoft Windows 11. Die ersten Dienststellen sind bereits am Testen und stehen kurz vor dem Rollout.

Parallel dazu beginnen wir die nachgelagerten Schritte in Richtung "Microsoft 365" Umgebung zu planen. Dazu binden wir auch die neuformierten Digital Teams mit ein - und über diese wiederum die vielen verschiedenen Bezugsgruppen in den Dienststellen. Ab November starten bereits die ersten Workshops, in denen wir uns mit den Zielsetzungen im Bereich der verwaltungsweiten Kollaboration, den einzelnen Modulen von Microsoft 365 und den entsprechenden Implikationen auseinandersetzen.

Ausserdem arbeiten wir zusammen mit den Digital Teams an folgenden Themen weiter:

Digitale Landkarte zur verwaltungsweiten Inventarisierung aller Applikationen und Services
Erste Staffel Services (Formulare): Bereits heute bieten wir rund 40 E-Services auf my.so.ch an. Dieses Angebot an Services wollen wir durch weitere, einfach umsetzbare und oft genutzte Services aus allen Departementen ergänzen.
Konzept einer serviceorientierten Kantoinswebseite so.ch: Kombination von Informationen und Services für einen zielgruppengerechten und einfachen Online-Zugang zu allen Leistungen des Kantons Solothurn.
Einem modularen Schulungs & Ausbildungskonzept, welches verwaltungsspezifische Anwendungsbeispiele umfasst.
u.v.m.